Tips voor het boekhouden


Voor veel zzp’ers is de administratie bijhouden en de boekhouding doen niet de favoriete bezigheid. Het hoort erbij en om ervoor te zorgen dat je minder tijd hieraan kwijt bent, hebben we enkele tips hieronder opgesteld. Zo bespaar je tijd, geld en heb je een beter overzicht in je financiën.

  • Het openen van een zakelijke rekening

De standaard eerste handeling van een startende ondernemer zou het openen van een aparte bedrijfsrekening moeten zijn. Wanneer zakelijk en privé door elkaar gaan lopen, verlies je overzicht in je geldzaken. Dit kun je zelfs geld kosten (zien kopje bonnetjes scannen). Met een zakelijke rekening heb je je zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk naast elkaar en belangrijker; je kunt je (elektronische) bankafschriften koppelen aan je boekhouding, om zo alle betalingen automatisch bij te werken.

  • Online boekhouden

Boekhouding via Excel is eigenlijk niet meer van deze tijd en houdt in dat je boekhouder alle mutaties handmatig nog moet verwerken. Dit kost tijd en geld en bovendien is de informatie niet up-to-date. Huidige boekhoudpakketten werken in de cloud en een online boekhouding scheelt niet alleen in kosten, maar werkt ook efficiënter en sneller. Facturen verstuur je vanuit het programma en bijan alle banken bieden een boekhoudkoppeling. Hiermee kunnen bij- en afschrijvingen automatisch worden verwerkt. Via het dashboard van je boekhoudprogramma heb je een actueel overzicht van je financiële situatie en kan je makkelijker bijsturen of je boekhouder online mee te laten kijken.

  • E-facturen: Sneller geld ontvangen

Elektronisch verstuurde facturen worden sneller betaald. Uit cijfers blijkt dat e-facturen gemiddeld zeven dagen sneller worden betaald dan papier facturen, omdat de factuur sneller bij de klant is. Wanneer je naast de pdf ook een UBL-factuur (universal business language) meestuurt, weet je zeker dat de factuur bij grotere organisaties sneller het systeem in worden geschoten.

  • Bonnetjes scannen

Je kent het wel; bonnetjes van winkelaankopen, tankbeurten etc. Je stopt ze weg, rijkt ze kwijt of je moet ze bij elkaar zoeken en inboeken wat allemaal veel tijd kost. Het is makkelijker wanneer je met je smartphone meteen een foto van het bonnetje maakt. De foto’s staan dan op datum in je telefoon en je ze in een folder op je computer of automatisch in de cloud bewaren. Veel boekhoud-softwareleveranciers bieden scan en herken-apps, waarmee je de bonnetjes kunt scannen om direct in de boekhouding te worden geschoten. Let op! Een bonnetje kwijtraken, kost je geld. Je kunt de btw niet aftrekken en het bedrag wordt aangemerkt als een privé-uitgave.

  • Prognoses

Boekhouden vanuit de ordner biedt een beperkt overzicht. Met losse facturen, inkoopfacturen en abonnementen moet je steeds weer opnieuw uitrekenen hoeveel er nog binnenkomt en uitgaat. Een online-boekhoudpakket biedt overzicht waarbij je je saldo van uitstaande facturen kunt zien, de te betalen bedragen (liquiditeit), de facturen waarvan de betalingstermijn is overschreden en het saldo van de btw die aan het eind van het kwartaal verschuldigd is. Voorkom verassingen. Met een online-boekhoudpakket kan bovendien je boekhouder anticiperen op de cijfers en meedenken wanneer het even wat minder gaat. Zo-ook wanneer het bovenverwachting goed gaat, om je te waarschuwen dat je wellicht beter wat geld opzij kunt zetten voor de aangifte inkomstenbelasting.

Conclusie

Bespaar tijd en ben efficiënter en sneller bij met je administratie, wanneer je samen met je boekhouder in de cloud werkt. Zo is je boekhouding altijd volledig en zijn de cijfers actueel. Met grip op de cijfers, kun je vooruit gaan denken, groeien, nadenken over investeringen, begrotingen en prognoses maken en sparren met je boekhouder of plannen/ideeën. Kortom; je onderneemt met vertrouwen en bent vrij om dát te doen waarvoor je ondernemer bent geworden.