Elektronisch factureren voor ondernemers


Steeds meer bedrijven maken de overstap naar e-facturatie door het versturen en ontvangen van elektronische facturen. Hierbij wat je als ondernemer hierover moet weten;

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal XML-bestand waarin de vereiste factuurgegevens op een vaste plek staan (bijvoorbeeld d.m.v. de Universal Business Language). Door deze vaste structuur kan de ontvanger een e-factuur automatisch verwerken. Een factuur als pdf-bestand (digitale factuur) mist deze vaste opmaak en gecodeerde structuur en wordt daardoor niet gezien als e-factuur. Digitale facturen kunnen weliswaar middels scan-en-herkentools verwerkt worden (zoals de factuur datum, kvk-nummer en btw-bedrag), maar is in veel gevallen niet foutloos. Een e-factuur kan zonder deze hulpmiddelen direct verwerkt worden in de administratie.

Wat zijn de voordelen van een e-factuur?

Een e-factuur wordt automatisch verwerkt door de administratiesoftware van de ontvanger, mits de software daarvoor geschikt is. Dit is niet alleen sneller dan handmatige verwerking, maar ook nauwkeuriger. Bovendien bespaar je papier, printkosten en postzegels en is de kans groter dat je factuur sneller wordt betaald.

Aan de slag met e-facturatie

De meeste softwarepakketten bieden tegenwoordig de mogelijkheid om e-facturen te versturen en ontvangen. Voor een internationale standaard voor veilige uitwisseling van elektronische gegevens kan je kijken of jouw huidige pakket is aangesloten op Peppol. Naast softwarepakketten is het ook mogelijk om gebruik te maken van een e-factuurportaal.

Belangrijk: Wanneer je de overstap maakt naar e-facturatie, is het wettelijk verplicht om toestemming te vragen aan uw klant. Bespreek daarom of en hoe je klanten elektronische facturen ontvangen.